Prohlášení poplatníka může zaměstnanec podepsat pouze u jednoho plátce (plátcem je myšlen zaměstnavatel)!
V jednom měsíci nemůže mít prohlášení podepsáno současně u více plátců!
Prohlášení podepisují zaměstnanci v klasickém zaměstnaneckém poměru na základě pracovní smlouvy.
Dále ho podepisují brigádníci na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce.
Příjmy na základě dohody o provedení práce do 10.000 Kč měsíčně se zdaňují srážkovou daní. Jestliže zaměstnanec podepíše prohlášení poplatníka, nezdaňují se tyto příjmy srážkovou daní, ale zálohovou, jako u standardních pracovních poměrů.
Prohlášení poplatníka podepisují zaměstnanci při nástupu do zaměstnání a pak každoročně vždy do 15. února.
V části I. uvádí poplatník slevy a zvýhodnění, na které má nárok a které mu zaměstnavatel bude na základě tohoto podepsaného prohlášení zohledňovat ve mzdě každý měsíc ve výši 1/12 celkové částky.
V části II. se poplatník podepisuje a svým podpisem potvrzuje pravdivost a úplnost údajů, které v prohlášení uvádí. Zároveň prohlašuje, že nepodepsal na stejné období prohlášení u jiného plátce (zaměstnavatele) a neuplatňoval u jiného zaměstnavatele slevy na dani.
Část III. je žádost o provedení ročního zúčtování záloh na daň a daňového zvýhodnění a o provedení výpočtu daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. O toto zúčtování mohou svého zaměstnavatele požádat pouze ti zaměstnanci, kteří nemají povinnost podat daňové přiznání. A zároveň neměli jiné příjmy než příjmy ze zaměstnání. Příjmy ze zaměstnání mohli mít buď jen od jednoho zaměstnavatele, nebo postupně od více zaměstnavatelů. V žádném případě se zaměstnání nemohou překrývat. Výjimku tvoří brigády na základě dohody o provedení práce zdaněné srážkovou daní. Tyto příjmy je možné zahrnout do základu daně, ale v tom případě si zaměstnanec musí sám udělat daňové přiznání.
Během roku může zaměstnanec, který podepsal I. část prohlášení, provádět změny této I. části.