Vytvoření žádosti

Ve spodní části stránky se nachází lišta nároků a čerpání. V liště jsou uvedeny následující údaje:

• Dovolená nárok (hod) – nárok na dovolenou pro daného zaměstnance zobrazen v hodinách.

• Čerpáno - počet hodin již vyčerpané řádné dovolené

• Požadováno – počet hodin řádné dovolené, o které je již zažádáno

• Zbývá – počet hodin řádné dovolené, které ještě zbývají k vyčerpání

• SickDays – nárok (dny) – počet dnů nároku na nepřítomnost typu SickDay

• Čerpáno – počet již čerpaných dnů SickDay.

Pokud je u hodinových položek uvedeno necelé číslo, jsou za desetinnou čárkou uvedeny desetiny resp. setiny hodiny, které je třeba případně převést na minuty. Převodní vztah na minuty je vynásobení hodnoty za desetinnou čárkou číslem 60 (např. 0,25 * 60 = 15 minut).

Ve spodní části stránky se nacházejí pole s doplňujícími informacemi k žádosti o nepřítomnost:

• Místo pobytu – informace pro zpracovatele žádosti (nepovinné)

• Poznámka k nepřítomnosti – informace pro zpracovatele žádosti (nepovinné)

Ve spodní části stránky se také nastavuje zastupování pro dobu trvání nepřítomnosti, o kterou zaměstnanec aktuálně žádá. Stiskem tlačítka Karta zastupování se otevře okno s kartou zastupování, kde se vyplňuje zastupování po dobu nepřítomnosti. Popis nastavení zastupování.

Zaškrtávací pole Přiřadit zastupování – pole je nutné zaškrtnout, aby se vyplněná karta zastupování přiřadila k nepřítomnosti. 

Je možné uživatelsky nastavit, že vedoucí organizačních členění mají povinnost během vytváření žádosti o nepřítomnost nastavit za sebe zastupování. V takovém případě je pole Přiřadit zastupování automaticky zaškrtnuté a nelze odškrtnout. Bez nastaveného zastupování nelze žádost o nepřítomnost odeslat.

Systém od ledna 2021 umožňuje vkládat více platných žádostí o nepřítomnost do jednoho dne. Lze vkládat pouze nepřítomnosti, které je možné čerpat i v půl dnech (typicky řádná dovolená) nebo v hodinách (např. studium).

Je možné vložit do jednoho dne i hodinový zůstatek dovolené a další typ nepřítomnosti (např. studium) .

Je možné vložit do jednoho dne žádost o první půlden dovolené a následně žádost o druhý půlden dovolené.

Žádosti se do vybraného dne vkládají standardním způsobem, avšak aby bylo možné vložit do jednoho dne druhou, resp. další žádost o nepřítomnost, musí být nejprve první, resp. předchozí žádost o nepřítomnost zpracována (schválena nebo zamítnuta). Pokud se zaměstnanec pokusí vložit druhou žádost do pole dne s aktivní žádostí, systém hlásí chybu.

Při vytváření žádostí o nepřítomnost typu řádná dovolená může nastat situace, kdy po vytvoření určitého množství žádostí zbývá k vyčerpání pouze hodinový zůstatek nižší než délka pracovní směny, resp. půl pracovní směny. O tento hodinový zůstatek je možné vytvořit žádost o nepřítomnost standardním způsobem, systém do kalendáře vloží žádost o nepřítomnost na začátek pracovní směny v délce hodinového zůstatku.

Hodinový zůstatek je v rámci modulu Schvalování nepřítomností označen (D). V jednom kalendářním roce může být více žádostí o hodinový zůstatek dovolené (D), pokud na ně v průběhu roku vzniknou nároky.

V případě, že je hodinový zůstatek menší než délka předepsané směny a zároveň větší než polovina předepsané směny, pak je možné vložit hodinový zůstatek (D), nebo půl den dovolené, přičemž hodinový zůstatek bude o tuto výši ponížen.

Další typy nepřítomností, o které lze žádat, definuje organizace. Obdobně určuje případná pravidla a podmínky čerpání těchto nepřítomností.

Mezi další typy nepřítomností obvykle patří:

• krátkodobé neplacené volno (!)

• náhradní volno (~ -)

• studijní volno (V1)

• svatba (V6), atd.

Po vyplnění a odeslání žádosti o nepřítomnost, resp. žádosti o zrušení nepřítomnosti, je žádost předána nadřízenému zaměstnanci dle nadefinovaného workflow.

Pokud systemizované místo nadřízeného zaměstnance není obsazeno a ani pro dané systemizované místo není žádný zaměstnanec pověřen řízením, systém automaticky vyhledá nejbližšího nadřízeného zaměstnance dle ORS.

Nadřízený zaměstnanec žádost zkontroluje a má následující možnosti:

Vrácení žádosti k doplnění

V případě, že nadřízený zaměstnanec žádost vrátí k doplnění, žádost je vrácena k doplnění nebo přepracování dle nastavení definice workflow. V případě vícestupňového schvalování je v rámci definice workflow určeno, zdali se událost k doplnění vrací k zaměstnanci, který ji vytvořil (tedy v podstatě „na začátek“), nebo se vrátí zpět k předchozímu zpracovateli (tedy „o jeden krok zpět“).

Zpracovatel události obdrží notifikační e-mail s informací, že žádost byla vrácena k doplnění. Součástí e-mailu je odkaz přímo na danou událost. Po kliknutí na odkaz a po přihlášení do systému se zobrazí přímo stránka s žádostí. V horní části stránky formuláře se nachází Poznámka ke zpracování od nadřízeného zaměstnance. 

Zaměstnanec žádost upraví nebo přepracuje dle pokynu nadřízeného zaměstnance a tlačítkem Odešli odešle ke zpracování nadřízenému zaměstnanci. Ten má opět možnost žádost doporučit/nedoporučit, resp. schválit/zamítnout, nebo vrátit k doplnění.

Doporučení / nedoporučení události

Nadřízený zaměstnanec žádost doporučuje/nedoporučuje v případě vícestupňového schvalování. Doporučením/nedoporučením žádosti dojde k posunu workflow události na dalšího zpracovatele dle nastavené definice workflow.

Schválení / zamítnutí žádosti

Poslední zpracovatel žádosti dle definovaného workflow žádost schvaluje / zamítá, tím dojde dle nastavení definice workflow v organizaci k:

• ukončení workflow – zaměstnanec obdrží e-mailem notifikaci s informací o výsledku schvalování žádosti.

nebo

• vytvoření události typu Info. Zaměstnanec obdrží notifikaci, jejíž součástí je odkaz na událost. Po kliknutí se zobrazí přihlašovací stránka do WA a po přihlášení se zobrazí stránka události. Zaměstnanec událost typu Info již dále nespravuje, pouze tlačítkem Odešli  potvrdí, že je informován o výsledku události. Tím dojde k ukončení workflow.