Můj portál• Nepřítomnosti • Vytvoření žádosti
Na této stránce se zobrazuje přehled žádostí o nepřítomnosti v rámci jednoho roku pro jednoho zaměstnance.
Zaměstnanec zde vytváří žádosti o nepřítomnosti, respektive ruší již schválené žádosti o nepřítomnosti.
V záhlaví kalendáře je uvedeno:
typ nepřítomnosti, pro kterou zaměstnanec vytváří, resp. ruší žádost
jméno zaměstnance
osobní číslo zaměstnance
organizační členění, na kterém je zaměstnanec zařazen
rok
Nad kalendářem se nacházejí ovladací prvky pro vytvoření žádosti o nepřítomnost, resp. žádosti o zrušení již schválené nepřítomnosti.
Vlož akci - vloží nepřítomnost do označeného výběru dnů. Typ nepřítomnosti, který bude vložen, se vybírá na stránce Tvorba žádosti.
Smaž akci - smaže z kalendáře nepřítomnost vloženou pomocí volby Vlož akci. Tlačítko Smaž akci je aktivní až po vložení nepřítomnosti do kalendáře. Toto tlačítko neslouží k rušení již schválených žádostí o nepřítomnost!
Odešli workflow - odešle žádost o nepřítomnost, resp. žádost o zrušení nepřítomnosti, nadřízenému schvalovateli dle definice workflow.
Přeruš - uzavře stránku vytváření žádostí, zadaná data nebudou uložena!
Ikona kalendáře - nachází se v pravém horním rohu, umožňuje zapnout/vypnout názvy jednotlivých dnů v rámci kalendáře.
Kalendář zobrazuje 12 měsíců roku. Jako podklad je použito rozvržení dnů pracovního volna z již mzdovým systémem zpracovaných měsíců. U dosud nezpracovaných měsíců je rozvržení dnů pracovního volna vytvořeno na základě teoretického předpokladu, a to podle položek nalezených ve mzdovém systému.
dny pracovního volna zaměstnance
dny státních svátků
dny víkendu (podtrženy)
dny v měsících uzavřených pro vkládání žádostí
V každém měsíci jsou zobrazeny dvě řádky:
první řádka zobrazuje již schválený plán dovolených zaměstnance. Slouží pro lepší orientaci při vytváření žádostí o nepřítomnosti.
do druhé řádky zaměstnanec zadává žádosti o nepřítomnosti, resp. žádosti o zrušení již schválených nepřítomností.
schválená žádost o řádnou dovolenou
aktivní žádost o řádnou dovolenou, zpracovávaná v jiném workflow
přerušovanou čarou je označeno pole dne, ve kterém je více žádostí o nepřítomnost a to včetně zrušených (neplatných) žádostí
žádost o řádnou dovolenou v aktuálním workflow
schválená žádost o nepřítomnost typu studium (V1) v uzavřeném mzdovém měsíci
žádost zrušená zaměstnancem
zamítnutá žádost
Zelenou barvou písmene je označená nepřítomnost doplněná systémem ze mzdových kalendářů
!D je označení nařízené dovolené, kterou vkládá zaměstnancům nadřízený nebo oprávněný zaměstnanec
V rámci celého modulu Schvalování nepřítomností se v měsíčních i celoročních kalendářních přehledech zobrazuje tool-tipová nápověda u jednotlivých dnů. Po najetí kurzoru myši na pole dne se zobrazí řádka s informacemi o daném dni:
Typ: Prac/Neprac – informace, jestli má zaměstnanec tento den přiřazenou pracovní směnu
Tur: Prac (08:00-17:00) – informace o turnusové směně přiřazené zaměstnanci pro daný den
[09:00] – délka předepsané směny
V poli dne, kde je, resp. byla, zanesena žádost o nepřítomnost, jsou kromě informací výše uvedeny informace o žádosti o nepřítomnost:
1); 2) počet vložených nepřítomností
[+]; [--] označení, zdali se jedná o žádost o nepřítomnost [+] nebo o žádost o zrušení již schválené žádosti o nepřítomnost [--]
V1(07:30 -08:30[01:00])) V1 Studium) popis nepřítomnosti - typ a upřesnění jejího trvání
Tzn. v tomto případě: ve dni 6. 6. jsou vloženy dvě žádosti o nepřítomnost. První žádost je platná a jedná se o studijní volno od 7:30 do 8:30 v délce trvání 1 hod.
Druhá žádost je také platná, jedná se o půl den řádné dovolené od 11:30 do 15:30 v trvání 4 hod.
Ve spodní části stránky se nachází lišta nároků a čerpání. V liště jsou uvedeny následující údaje:
Dovolená nárok (hod) – nárok na dovolenou pro daného zaměstnance zobrazen v hodinách.
Čerpáno - počet hodin již vyčerpané řádné dovolené
Požadováno – počet hodin řádné dovolené, o které je již zažádáno
Zbývá – počet hodin řádné dovolené, které ještě zbývají k vyčerpání
SickDays – nárok (dny) – počet dnů nároku na nepřítomnost typu SickDay
Čerpáno – počet již čerpaných dnů SickDay.
Pokud je u hodinových položek uvedeno necelé číslo, jsou za desetinnou čárkou uvedeny desetiny resp. setiny hodiny, které je třeba případně převést na minuty. Převodní vztah na minuty je vynásobení hodnoty za desetinnou čárkou číslem 60 (např. 0,25 * 60 = 15 minut).
Ve spodní části stránky se nacházejí pole s doplňujícími informacemi k žádosti o nepřítomnost:
Místo pobytu – informace pro zpracovatele žádosti (nepovinné)
Poznámka k nepřítomnosti – informace pro zpracovatele žádosti (nepovinné)
Ve spodní části stránky se také nastavuje zastupování pro dobu trvání nepřítomnosti, o kterou zaměstnanec aktuálně žádá. Stiskem tlačítka Karta zastupování se otevře okno s kartou zastupování, kde se vyplňuje zastupování po dobu nepřítomnosti. Popis nastavení zastupování.
Zaškrtávací pole Přiřadit zastupování – pole je nutné zaškrtnout, aby se vyplněná karta zastupování přiřadila k nepřítomnosti.
Je možné uživatelsky nastavit, že vedoucí organizačních členění mají povinnost během vytváření žádosti o nepřítomnost nastavit za sebe zastupování. V takovém případě je pole Přiřadit zastupování automaticky zaškrtnuté a nelze odškrtnout. Bez nastaveného zastupování nelze žádost o nepřítomnost odeslat.
Stiskem pravého tlačítka myši na poli dne v řádku pro zadávání žádostí se vyvolá kontextové menu s nabídkou dalších funkcionalit. Toto pravidlo platí obecně v rámci celého modulu Schvalování nepřítomností, nabídka aktivních funkcionalit je určena typem náhledu na nepřítomnost. Pro všechny stránky v rámci modulu Schvalování nepřítomností jsou v kontextovém menu dostupné funkcionality Zobraz detail, Zobraz zástup.
Otevře se okno Seznam změn pro daný den, které obsahuje informace o dni, informace o typu a délce vložené nepřítomnosti a stavu workflow, včetně informace kdo a kdy workflow zpracoval.
Zobrazí se Karta zastupování s informacemi o zastupování během nepřítomnosti, která je s touto nepřítomností spojena, pokud byla v průběhu zakládání žádosti o nepřítomnost vytvořena žádajícím zaměstnancem. V kartě jsou uvedeny informace, kdo zaměstnance během nepřítomnosti zastupuje a na jaké pracovní oblasti se zastupování vztahuje.
Žádosti o nepřítomnost se zadávají přímo do kalendáře zaměstnance. Žádosti musí být vždy zadávány jako spojitý interval. Do jednoho dne je možné zadat více nepřítomností, i nepřítomnosti různého typu (pokud to typ nepřítomnosti umožňuje).
Dle typu nepřítomnosti je zadávání nepřítomnosti možné:
pouze ve dnech (např. SickDay)
ve dnech a půldnech (např. řádná dovolená)
pouze v hodinách (např. studijní volno)
V prvním kroce zadávání žádosti se tahem myši provede označení vybraného období tak, aby se označilo celé období požadované nepřítomnosti. Lze označit i jeden půlden nebo půlden na začátku i konci požadovaného období nepřítomnosti. Vybrané období se zbarví zeleně.
V druhém kroce se do označeného - vybraného - období vloží nepřítomnost. V poli dne se objeví příslušná zkratka/symbol nepřítomnosti. Nepřítomnost je možné vložit dvěma způsoby:
pomocí tlačítka Vlož akci v liště nad kalendářem
pomocí volby Vlož akci v kontextovém menu, které se zobrazí po stisku pravého tlačítka myši ve vybrané oblasti
Vytvořená žádost o nepřítomnost se pomocí tlačítka Odešli workflow v liště nad kalendářem odešle - předá nadřízenému zaměstnanci dle nadefinovaného workflow.
Před odesláním žádosti lze vloženou žádost o nepřítomnost z kalendáře smazat pomocí tlačítka Smaž akci v liště nad kalendářem. Vložená nepřítomnost zmizí, označení dnů se uvolní a je možné vybrat jiný interval pro nepřítomnost.
Tlačítko Smaž akci je aktivní až po zadání nějaké akce do kalendáře.
Volba Smaž akci je dostupná také v kontextovém menu po stisku pravého tlačítka myši na poli vybraného dne.
Nepřítomnost zadávaná v hodinách (např. Studijní volno V1) se zadává standardním způsobem - nejprve se tahem myši označí vybrané období. Následně se po použití volby Vlož akci otevře okno Čas od - do.
V okně Čas od - do je nutné vyplnit pole Čas od a Čas do. Časy v jednotlivých polích lze vypsat nebo vybrat z podokna, které se otevře po stisku ikony hodin v příslušném poli. Vybraný čas se potvrdí ikonou fajfky. Vyplnění intervalu nepřítomnosti se potvrdí stiskem tlačítka OK.
Nepřítomnost lze vložit pouze v rámci předepsané pracovní směny na daný den, pokud by hodnoty v poli Čas od, resp. Čas do přesahovaly předepsanou pracovní směnu, systém po potvrzení tlačítekm OK nahlásí chybu.
Systém od ledna 2021 umožňuje vkládat více platných žádostí o nepřítomnost do jednoho dne. Lze vkládat pouze nepřítomnosti, které je možné čerpat i v půl dnech (typicky řádná dovolená) nebo v hodinách (např. studium).
Je možné vložit do jednoho dne i hodinový zůstatek dovolené a další typ nepřítomnosti (např. studium) .
Je možné vložit do jednoho dne žádost o první půlden dovolené a následně žádost o druhý půlden dovolené.
Žádosti se do vybraného dne vkládají standardním způsobem, avšak aby bylo možné vložit do jednoho dne druhou, resp. další žádost o nepřítomnost, musí být nejprve první, resp. předchozí žádost o nepřítomnost zpracována (schválena nebo zamítnuta). Pokud se zaměstnanec pokusí vložit druhou žádost do pole dne s aktivní žádostí, systém hlásí chybu.
Při vytváření žádostí o nepřítomnost typu řádná dovolená může nastat situace, kdy po vytvoření určitého množství žádostí zbývá k vyčerpání pouze hodinový zůstatek nižší než délka pracovní směny, resp. půl pracovní směny. O tento hodinový zůstatek je možné vytvořit žádost o nepřítomnost standardním způsobem, systém do kalendáře vloží žádost o nepřítomnost na začátek pracovní směny v délce hodinového zůstatku.
Hodinový zůstatek je v rámci modulu Schvalování nepřítomností označen (D). V jednom kalendářním roce může být více žádostí o hodinový zůstatek dovolené (D), pokud na ně v průběhu roku vzniknou nároky.
V případě, že je hodinový zůstatek menší než délka předepsané směny a zároveň větší než polovina předepsané směny, pak je možné vložit hodinový zůstatek (D), nebo půl den dovolené, přičemž hodinový zůstatek bude o tuto výši ponížen.
V kalendáři je žádost o SickDay označena zkratkou VD. Čerpání SickDays může být ovlivněno vnitřními pravidly organizace, např.:
zákaz čerpání SickDay před dnem volna
zákaz čerpání SickDay po dovolené/před dovolenou
omezení počtu dnů souvislého čerpání SickDays
omezení čerpání SickDays ve zkušební době…
Nepřítomnost typu SickDay se čerpá se v řádu celých dnů, avšak i u tohoto typu nepřítomnosti (stejně jako u řádné dovolené aj.) je v detailu dne zobrazen počet hodin trvání nepřítomnosti.
Další typy nepřítomností, o které lze žádat, definuje organizace. Obdobně určuje případná pravidla a podmínky čerpání těchto nepřítomností.
Mezi další typy nepřítomností obvykle patří:
krátkodobé neplacené volno (!)
náhradní volno (~ -)
studijní volno (V1)
svatba (V6), atd.
Žádost o zrušení již schválené nepřítomnosti se vytváří na stránce Tvorba žádosti výběrem možnosti Zruš u daného typu nepřítomnosti.
Tímto způsobem lze žádat o zrušení pouze již schválených žádostí o nepřítomnost. Rozpracované, zatím neschválené žádosti lze zrušit pouze v průvodkách.
Po výběru možnosti Zruš se otevře kalendář zaměstnance. Standardním způsobem - tahem myši - se označí žádost o nepřítomnost, o jejíž zrušení zaměstnanec žádá. Vybrané období se označí zeleně.
V dalším kroku se standardním způsobem do označené oblasti vloží žádost o zrušení již schválené nepřítomnosti pomocí stisku tlačítka Vlož akci v liště nad celoročním přehledem. V označených polích dnů původní žádosti se zobrazí ikona koše.
Volba Vlož akci je dostupná také v kontextovém menu po stisku pravého tlačítka myši na poli vybraného dne.
Vytvořená žádost o zrušení nepřítomnosti se pomocí tlačítka Odešli workflow v liště nad kalendářem odešle - předá nadřízenému zaměstnanci dle nadefinovaného workflow.
Pokud je v poli dne více nepřítomností, pak se vždy ruší žádost o ten typ nepřítomnosti, který byl vybrán na stránce Tvorba žádostí. Pokud je v jednom dni více nepřítomností stejného typu, pak se smažou všechny najednou.
Po vyplnění a odeslání žádosti o nepřítomnost, resp. žádosti o zrušení nepřítomnosti, je žádost předána nadřízenému zaměstnanci dle nadefinovaného workflow.
Pokud systemizované místo nadřízeného zaměstnance není obsazeno a ani pro dané systemizované místo není žádný zaměstnanec pověřen řízením, systém automaticky vyhledá nejbližšího nadřízeného zaměstnance dle ORS.
Nadřízený zaměstnanec žádost zkontroluje a má následující možnosti:
V případě, že nadřízený zaměstnanec žádost vrátí k doplnění, žádost je vrácena k doplnění nebo přepracování dle nastavení definice workflow. V případě vícestupňového schvalování je v rámci definice workflow určeno, zdali se událost k doplnění vrací k zaměstnanci, který ji vytvořil (tedy v podstatě „na začátek“), nebo se vrátí zpět k předchozímu zpracovateli (tedy „o jeden krok zpět“).
Zpracovatel události obdrží notifikační e-mail s informací, že žádost byla vrácena k doplnění. Součástí e-mailu je odkaz přímo na danou událost. Po kliknutí na odkaz a po přihlášení do systému se zobrazí přímo stránka s žádostí. V horní části stránky formuláře se nachází Poznámka ke zpracování od nadřízeného zaměstnance.
Zaměstnanec žádost upraví nebo přepracuje dle pokynu nadřízeného zaměstnance a tlačítkem Odešli odešle ke zpracování nadřízenému zaměstnanci. Ten má opět možnost žádost doporučit/nedoporučit, resp. schválit/zamítnout, nebo vrátit k doplnění.
Nadřízený zaměstnanec žádost doporučuje/nedoporučuje v případě vícestupňového schvalování. Doporučením/nedoporučením žádosti dojde k posunu workflow události na dalšího zpracovatele dle nastavené definice workflow.
Poslední zpracovatel žádosti dle definovaného workflow žádost schvaluje / zamítá, tím dojde dle nastavení definice workflow v organizaci k:
ukončení workflow – zaměstnanec obdrží e-mailem notifikaci s informací o výsledku schvalování žádosti.
nebo
vytvoření události typu Info. Zaměstnanec obdrží notifikaci, jejíž součástí je odkaz na událost. Po kliknutí se zobrazí přihlašovací stránka do WA a po přihlášení se zobrazí stránka události. Zaměstnanec událost typu Info již dále nespravuje, pouze tlačítkem Odešli potvrdí, že je informován o výsledku události. Tím dojde k ukončení workflow.